Tenga las reglas claras en la licitación

Uno de los grandes desperdicios que existen dentro de todo proceso industrial son los retrasos innecesarios y los reprocesos.

La mayor parte de estos retrasos se dan porque existen requisitos o condiciones que no se establecieron dentro de las bases de la licitación. 

Tengamos en cuenta que en el mejor de los casos estos adicionales van a ocasionarnos solamente retrasos o molestias; en la mayoría de oportunidades nos generan algún sobre costo, y en el peor de los casos, pueden hacer que el contratista desista de realizar el trabajo y tengamos que volver a realizar el concurso.

La mejor forma de evitar estos problemas es que tengamos una lista de verificación o un checklist de los requisitos que se van a requerir con los contratistas y que sea un trabajo en conjunto con compras el incluirlos en las licitaciones.

Esta lista de verificación debe ser revisada por todos los departamentos involucrados: Mantenimiento, Proyectos, Seguridad y Salud, Medio Ambiente, Operaciones, Legal, etc.

Algunos de estos puntos son:

- Contratos a firmar. Incluir modelo de contrato en la licitación para evitar idas y venidas con el área legal

- Garantías requeridas, ya sean cartas fianzas, de fiel cumplimiento o retenciones parciales

- Política de adelantos o valorizaciones

- Equipos de Proteccion Personal necesarios, generales o específicos, normas que deben cumplir

- Charlas necesarias para poder ingresar

- Certificaciones requeridas para el personal o equipos

- Restricciones sanitarias

- Horarios de trabajo

- Requisitos de personal especial como prevencionistas o algún tipo de ingeniero

Existen reglas generales para todos los contratistas y deberían ya ser incorporadas en la solicitud de cotización.

Los requisitos específicos para una obra en particular deben ser claros y precisos durante la licitación para evitar retrasos.

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